.jpg)
PENGELOLAAN NASKAH DINAS KPU
Bandung, kab-bandung.kpu.go.id – Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat oleh pejabat yang berwenang. Hal ini disampaikan oleh Plt. Kepala Subbagian Keuangan, Umum dan Logistik, Ira Mutia, SE. pada kesempatan acara Knowledge Sharing internal di lingkungan KPU Kabupaten Bandung yang Kembali digelar pada Rabu (9 Juni 2021). Penyusunan Tata Naskah Dinas menjadi pembahasan utama pada kegiatan kali ini. Acara ini diikuti oleh Ketua, Anggota dan seluruh jajaran sekretariat.
Tata Naskah ini penting untuk diterapkan dan dipahami oleh oleh pejabat yang berwenang di jajaran KPU RI, KPU Provinsi/KIP Aceh dan KPU/KIP Kabupaten/Kota secara internal dan/atau eksternal dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan. Ruang lingkup dari Tata Naskah Dinas ini meliputi: 1) Jenis Naskah Dinas; 2) Pembuatan Naskah DInas; 3) Pengamanan Naskah Dinas; 4) Kewenangan Penandatangan Naskah Dinas; dan Pengendalian Naskah Dinas.
Jenis Naskah Dinas diantaranya terdiri dari: a) Naskah Dinas Arahan, ini meliputi naskah dinas mengenai pengaturan, penetapan, dan penugasan; b) Naskah Dinas Korespondensi, meliputi naskah dinas korespondensi internal, Surat Dinas, dan Surat Undangan; c) Naskah Dinas Khusus, seperti Nota Kesepahaman, Surat Perjanjian, Surat Kuasa, Berita Acara, Surat Keterangan, Surat Pengantar, Pengumuman, Surat Peringatan, Surat Pernyataan, Laporan, Telaah, dan Risalah Rapat; serta d) Naskah Dinas bagi pejabat Pembuat Komitmen dan Unit Layanan Pengadaan.
Dalam pembuatan Naskah Dinas ada beberapa poin yang harus menjadi perhatian, antara lain: 1) Syarat-syaratnya meliputi Ketelitian, Kejelasan, Logis dan singkat, dan Pembakuan; 2) Penomoran Naskah Dinas, sistem penomoran ini harus sesuai dengan ketentuan yang telah diterbitkan; 3) Jenis Ukuran Huruf dan Jarak Spasi, untuk naskah dinas berupa arahan menggunakan jenis huruf Bookman Old Style dan ukuran 12 pt sedangkan untuk naskah dinas lainnya menggunakan jenis huruf Arial ukuran 12 pt, kemudian jarak spasi memerhatikan aspek keserasian dan estetika; 4) Paraf, Tanda Tangan, dan Penggunaan Cap. Untuk paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah pejabat penanda tangan Naskah Dinas berada di sebelah kanan/setelah nama jabatan penanda tangan. Untuk paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah pejabat penanda tangan Naskah Dinas berada di sebelah kiri/ sebelum nama jabatan penanda tangan.
Naskah Dinas KPU memiliki beberapa klasifikasi, yakni: (a) Sangat Rahasia. Adalah Naskah Dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dan keselamatan negara; (b) Rahasia. Adalah Naskah Dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, ketertiban umum, termasuk terhadap ekonomi makro. Apabila informasi yang terdapat dalam Naskah Dinas bersifat sensitif, baik bagi lembaga maupun perorangan, akan menimbulkan kerugian yang serius terhadap privasi, keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan, serta merusak kemitraan dan reputasi; (c) Terbatas. Adalah Naskah Dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan fungsi dan tugas lembaga, seperti kerugian finansial yang signifikan; (d) Biasa/Terbuka. Adalah Naskah Dinas yang apabila fisik dan informasinya dibuka untuk umum tidak membawa dampak apapun terhadap keamanan negara.
Tata Naskah Dinas ini harus dipedomani oleh seluruh aspek Sumber Daya Manusia (SDM) yang berada di sebuah lembaga pemerintahan, khususnya kita di KPU, karena naskah dinas merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan yang resmi untuk berbagi informasi secara tertulis. Terdapat beberapa prinsip yang harus dipedomani dalam pengelolaan Naskah Dinas, antara lain: (a) penerimaan Naskah Dinas masuk dipusatkan di unit kearsipan atau unit lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan; (b) penerimaan Naskah Dinas dianggap sah apabila diterima oleh petugas atau pihak yang berhak menerima di unit kearsipan; (c) Naskah Dinas masuk yang disampaikan langsung kepada pejabat atau staf unit pengolah harus diregistrasikan di unit kearsipan. (Humas KPU Kabupaten Bandung)