Soreang, kab-bandung.kpu.go.id – Sekretariat KPU Kabupaten Bandung menyelenggarakan Knowledge Sharing internal secara daring dan luring, pada Kamis 11 November 2021. Acara pada kesempatan ini membahas tentang Pengelolaan Arsip dan Sosialisasi Ketentuan pertanggungjawaban Pelaporan Perjalanan Dinas. Kegiatan ini diikuti oleh Ketua, Anggota, Sekretaris dan seluruh pegawai di lingkungan KPU Kabupaten Bandung. Knowledge sharing ini merupakan salah satu program peningkatan kapasitas sumber daya manusia (SDM).

Penyampaian materi sesi pertama disampaikan oleh Pejabat Fungsional Arsiparis, Usep Kusnendar, tentang pengelolaan arsip. Usep menjelaskan bahwa sesuai Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Berdasarkan fungsi dan kegunaanya, arsip terbagi dalam 2 (dua) macam kategori, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipakai secara langsung dalam suatu kegiatan organisasi/perkantoran setiap hari, sedangkan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejahteraan, telah habis retensinya, dan diberi keterangan dipermanenkan yang telah diverikasi, baik secara langsung maupun tidak langsung, oleh Arsip Nasional Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

Pada kesempatan ini, Usep membahas lebih rinci mengenai proses penyusutan arsip dalam sebuah lembaga. Kegiatan pengurangan jumlah arsip ini berlaku untuk arsip dinamis yang sudah habis masa pakainya. Pengurangan arsip dapat dilakukan dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan yang bertujuan untuk mengurangi jumlah/volume arsip, menyelamatkan arsip yang memiliki nilai sejarah, menyelamatkan arsip penting dan arsip sangat penting serta mewujudkan administrasi yang tertib, rapi dan aman. Kriteria arsip musnah yaitu arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna, telah habis masa retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan jadwal retensi arsip, tidak adanya peraturan perundang-undangan yang melarang suatu arsip tersebut untuk dimusnahkan, juga tidak adanya keterkaitan arsip tersebut dengan penyelesaian proses suatu perkara. Pemusnahan dilakukan menggunakan beberapa metode, antara lain metode pencacahan/perobekan, pemformatan kembali (untuk media elektronik), pemusnahan secara kimiawi dan pemusnahan dengan menggunakan metode pembakaran. Namun metode pembakaran tersebut tidak disaraknan karena dapat merusak lingkungan.

Sesi kedua Knowledge Sharing diisi oleh Pejabat Fungsional Pranata Keuangan, Hamzah Irsyad, yang memaparkan mengenai Alur, Prosedur, dan Ketentuan Pertanggungjawaban Perjalanan Dinas bagi Pejabat, Pegawai Negeri dan Pegawai tidak Tetap sesuai dengan Peraturan Menteri Keuangan (PMK) Nomor 113/PMK.05/2012. Pada prisnsipnya perjalanan dinas dapat dilakukan hanya untuk kepentingan yang sangat tinggi dan prioritas, berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan dengan mengacu pada ketersediaan anggaran dan kesesuaian dengan pencapaian kinerja kementerian/lembaga (K/L), efisiensi penggunaan belanja negara serta akuntabilitas pelaksanaan pemberian perintah Perjalanan Dinas dan pembebanan biaya Perjalanan Dinas.

Struktur Perjalanan Dinas terbagi menjadi Perjalanan Dinas Jabatan yang merupakan Perjalanan Dinas melewati batas Kota dan/atau dalam Kota dari tempat kedudukan ke tempat yang dituju, melaksanakan tugas, dan kembali ke tempat kedudukan semula di dalam negeri, serta Perjalanan Dinas Pindah yang merupakan Perjalanan Dinas dari tempat kedudukan yang lama ke tempat kedudukan yang baru berdasarkan surat keputusan pindah. Pelaksanaan Perjalanan Dinas ini harus disertakan dengan dengan Surat Tugas yang diterbitkan oleh kepala satuan kerja. Adapun pembayaran biaya perjalanan dinas ini dapat dilakukan sebelum perjalanan dinas dilaksanakan ataupun setelah perjalanan dinas selesai yang dibebankan pada Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) satuan kerja penerbit SPD. (Humas KPU Kabupaten Bandung)